PM101: Project คืออะไร? งานแบบไหนที่เรียกว่า Project

ท่ามกลางการแข่งขันทางธุรกิจที่ทวีความรุนแรงขึ้นเรื่อย ๆ ดังเช่นที่เราเห็นอยู่ในทุกวันนี้ ส่งผลให้องค์กรมีความจำเป็นต้องวางแผนงานด้านต่าง ๆ รวมถึงมีการกำหนดทิศทางขององค์กรเอาไว้ล่วงหน้าอย่างรัดกุม ไม่เช่นนั้นอาจทำให้องค์กรไม่สามารถเดินไปถึงเป้าหมายที่ตั้งใจเอาไว้ได้ ดังนั้นการวางแผนงานและบริหารโครงการขององค์กรจึงมีส่วนสำคัญที่จะทำให้องค์กรสามารถจัดแจงและจัดสรรทรัพยากร เพื่อให้สามารถขับเคลื่อนงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม ในการทำงานหรือบริหารงานของหลายออฟฟิศมักเจอปัญหาความสับสนในการแยกแยะระหว่างงาน 2 ประเภท คือ งาน Routine หรืองานที่ทำเป็นประจำ กับงานโครงการหรือ Project เนื่องจากเนื้องานบางอย่างก็เป็นงานที่มีความคล้ายคลึงกันทำให้ยากต่อการแยกแยะและเกิดปัญหาหลายอย่างตามมา เช่น การบริหารจัดการงบประมาณ รวมถึงการจัดสรรทรัพยากรบุคคลและชั่วโมงการทำงานที่เหมาะสม เป็นต้น

ดังนั้นสิ่งที่อยากชวนทุกท่านมาคุยในวันนี้ก็คือ “อะไร” คือ โปรเจค และเราจะใช้ “อะไร” เป็นตัวชี้วัดว่างานหรือสิ่งที่เรากำลังทำอยู่นั้น ถือว่า เป็นโปรเจคหรือไม่

… วันนี้เรามีคำตอบ …

Project Management Institute (PMI) ซึ่งเป็นองค์กรระดับโลกที่รวบรวมองค์ความรู้และกำหนดมาตรฐานสำหรับผู้ประกอบอาชีพ Project Manager หรือที่เราเรียกกันติดปากว่า “PM” ได้ให้คำนิยามงานประเภท “Project” เอาไว้ว่า “A temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result” ซึ่งจากประโยคดังกล่าว เราสามารถแยกงานประเภทนี้ออกมาได้ 2 เงื่อนไข คือ

1. Temporary endeavor: เป็นงานชั่วคราวที่ต้องมีเวลา “เริ่มต้น” และ “จบ” อย่างชัดเจน
2. Create a unique product, service or result: เป็นงานที่ต้องมีการส่งมอบไม่ว่าจะอยู่ในลักษณะของสินค้า การบริการ หรือแม้กระทั่ง “ผลลัพธ์” โดยจะต้องไม่ซ้ำใครหรือมีความเฉพาะเจาะจงด้วย

มาถึงตรงนี้ หลายคนอาจจะถามว่า “อ้าว! แล้วงานอย่างการสร้างคอนโดมิเนียม ที่เราก๊อปปี้โครงสร้างแบบแปลนไปสร้างขึ้นมาอีกแห่งหนึ่งแบบหน้าตาเหมือนกันเป๊ะๆ เลย แบบนี้จะถือว่าซ้ำกัน และไม่ใช่ Project หรือเปล่า?”

คำตอบก็คือ “ไม่” ครับ …นั่นเป็นเพราะ

1. ต่อให้โครงสร้างเหมือนกัน แต่ผลลัพธ์ไม่มีทางเหมือนกับต้นแบบ 100% อย่างแน่นอน ซึ่งอาจเกิดจากหลายปัจจัย เช่น ทำเล ที่ตั้ง อยู่คนละที่กัน เช่น คอนโด A สาขาอโศก กับคอนโด B สาขาปิ่นเกล้า เป็นต้น
2. งานก่อสร้างมีการกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาส่งมอบชัดเจน

ส่วนงานใดๆ ที่ไม่มีวันเริ่มต้นหรือวันจบ เช่น งานประเภท Maintenance หรือ Operational Work ซึ่งต้องทำเรื่อย ๆ ซ้ำ ๆ ทำ Checklist จะไม่ถูกนับว่าเป็น Project

อย่างไรก็ตาม อาจมีคนสงสัยว่าถ้าอย่างงั้นงานประเภท Operational Service หรืองาน Bug Fixing ก็ไม่นับว่า เป็น Project น่ะสิ

จริงๆ แล้วต้องตอบว่า “ไม่เสมอไป” ครับ เพราะเราต้องมาดูรายละเอียดของเนื้องานที่เกิดขึ้นด้วย เช่น

Operational service เราก็ต้องมาดูว่า งานนี้มีกำหนดการส่งมอบงานที่ชัดเจน มีวันเริ่ม วันจบ หรือว่ามี Deadline หรือไม่ ถ้ามี และผลลัพธ์มีความเฉพาะตัว เช่น Service ในการส่งมอบ Materials ต่าง ๆ อย่างงาน Creative, Audience Group สำหรับเล่นแคมเปญการตลาดเพื่อโปรโมตสินค้าที่จะเปิดตัวใหม่ภายใน Q4 ของปีนี้ เป็นต้น

หรืองาน Bug Fixing ที่เป็นการแก้ไขงานที่เคยส่งมอบออกไปแล้ว ซึ่งต้องมีการออกเป็น Version Release ใหม่ๆ ออกมา ก็ไม่ถือว่าเป็นงานที่ซ้ำเดิมแล้วนั่นเองครับ

Vasin Lavakittichaiyant

Senior Project Manager

Ref: pmi.org